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Les avantages de l’édition automatique des contrats et des DPAE.

Les avantages de l’édition automatique des contrats et des DPAE.
16 Mai 2022

La gestion administrative prend du temps en entreprise, ce n’est un secret pour personne. Et c’est notamment le cas dans le domaine de l’audiovisuel. 

Par exemple, vous planifiez un intermittent sur une mission, vous devez créer une dpae, créer un contrat, le lui faire signer, le clôturer ; entre temps vous devez gérer les indisponibilités et congés de vos permanents… et ça c’est dans le cas où vous n’avez aucune modification ou annulation ! Bref, c’est parfois un vrai casse tête.  

Ces différentes tâches demandent du temps, requièrent de nombreux “allers-retours” entre vous et vos équipes, de la patience et une bonne organisation. 

C’est pourquoi il est aujourd’hui essentiel d’optimiser ces processus administratifs afin de vous alléger de certaines tâches et de vous libérer du temps pour toutes celles qui vous restent à faire… 

Et à ce sujet, on parle aujourd’hui d’automatisation, vous allez voir, cela peut vous simplifier la vie. 

Des logiciels de gestion des ressources, comme ooviiz, proposent en effet d’automatiser l’édition de contrats avec la signature électronique et l’édition automatique des DPAE. (ces deux fonctionnalités peuvent être gérées indépendamment l’une de l’autre).

Mais comment cela fonctionne ? Quels en sont les avantages ? 

L’automatisation des contrats, la signature électronique et l’édition des DPAE.

Aujourd’hui, une gestion efficace des contrats passe par une numérisation et une automatisation du processus. 

Grâce aux logiciels de gestion de ressources, vous avez la possibilité de sauvegarder plusieurs types de contrats (en fonction du statut, du métier…) dont les champs à remplir sont déjà tous configurés. Cette fonction vous permet de choisir et d’envoyer en 1 clic votre contrat au destinataire souhaité. 

Dans certains cas, le calcul des salaires peut se faire automatiquement grâce notamment à une calculatrice automatisée. Le destinataire recevra ainsi son contrat, pourra le visualiser et apposer sa signature. 

La signature électronique, permet de faire signer des contrats à distance à vos équipes, de manière sécurisée. 

Quant à la DPAE, cette formalité est incontournable et doit être obligatoirement effectuée avant le démarrage d’un contrat. Les logiciels de gestion administrative vous proposent des modules permettant d’automatiser les échanges avec l’URSSAF grâce à une API. 

Quels sont les avantages de l’automatisation des contrats et/ou des DPAE ?

Gain de temps et d’efficacité pour la signature de contrats récurrents : tous les modèles sont préalablement enregistrés sur l’outil, il suffit de renseigner un montant, sélectionner le bon modèle et le tour est joué. 

Un bon suivi des étapes administratives : que ce soit pour les contrats ou pour les DPAE, toutes vos informations sont centralisées au même endroit.

Une garantie vis-à-vis de la sécurité et de la confidentialité des données : plus de risque de perte, de modification inappropriée… Une traçabilité assurée grâce à l’historique des documents et des accès limités en fonction des collaborateurs.

L’automatisation des contrats avec signature électronique est aussi bénéfique pour l’employé. À l’instar d’ooviiz, une interface dédiée lui permet de gérer l’ensemble de ces contrats en temps réel et de les signer directement via son application.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités proposées par notre solution de gestion et de planification des ressources humaines ooviiz, n’hésitez pas à nous contacter.

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