Comment ooviiz a aidé les Restos du cœur Gironde à planifier leurs bénévoles sur leurs opérations des fêtes de fin d’année ?
Tous les ans, à l’occasion des fêtes de Noël et de fin d’année, les Restos du Coeur font des campagnes “Opérations Paquets Cadeaux” pour récolter des dons. Ces opérations se réalisent grâce à des partenariats avec des magasins qui accueillent les bénévoles qui réalisent les emballages cadeaux pour leurs clients.
La problématique
En Gironde, chaque année, c’est plus de 500 bénévoles mobilisés sur une dizaine de magasins. L’opération s’étale sur 40 jours, de fin novembre à début janvier, ce qui correspond à plus de 1000 créneaux à planifier.
Le travail de recrutement des bénévoles et de leur planification sur les différents sites, est à la charge des « référents » Restos du Cœur qui sont responsables du bon déroulement de l’opération à la fois vis-à-vis des magasins et dis à vis des bénévoles.
“Avant ooviiz, ce travail se faisait essentiellement manuellement. En plus d’être extrêmement chronophage, il comportait des sources d’erreur.”
Le recrutement se faisait par mailing. Chaque référent avait sa liste de bénévoles ayant déjà participé à l’opération dans le magasin dont il était responsable. Il y a peu de renouvellement de bénévoles, ceux-ci sont référencés sur un seul site, les référents ne communiquant pas les listes entre eux.
Les bénévoles s’inscrivaient ensuite par téléphone, par mail, ou par SMS au référent. Ils ne disposaient pas d’un planning global à jour. Une inscription génère au moins un aller-retour de communication avec le référent, qui se multiplie lorsque le bénévole s’inscrit sur un créneau qui a été rempli par d’autres.
Les référents reportaient les informations sur leur outil, majoritairement tableau Excel, ou format libre.
“Les erreurs étaient nombreuses et généraient des pertes de temps.”
Il était donc essentiel pour les Restos du Coeur de faciliter la planification de ces opérations tout en améliorant l’expérience et la communication avec leurs bénévoles.
La solution
Une plateforme intuitive qui facilite la gestion des bénévoles.
« L’idée était de constituer sur OOVIIZ d’une base unique de bénévoles partagée par tous les référents des Restos du Coeur avec la possibilité de disposer des plannings des magasins remplis directement par les bénévoles sur OOVIIZ.”
Les Restos du Coeur ont été séduits par la simplicité d’utilisation du logiciel et sa mise en place immédiate.
Les référents des Restos du Coeur de la Gironde ont rencontré l’équipe ooviiz pour parcourir la plateforme et ses fonctionnalités et discuter de la manière dont elle pouvait répondre à leurs besoins en matière de gestion et de planification des bénévoles.
Après une rapide démonstration, le lancement a été fait.
« Il y a eu une véritable adhésion de la part des bénévoles.
Grâce à leur application, les bénévoles ont eu accès en ligne aux plannings de tous les magasins se positionnant sur les créneaux disponibles. Les créneaux confirmés apparaissaient ensuite sur leur propre agenda. »
Les référents Restos du Coeur ont pu suivre en temps réel les prises de créneaux de leurs bénévoles et ont vu leur planning se remplir progressivement.
“Des quotas de bénévoles étant indiqués pour chaque créneau horaire, celui-ci devenait automatiquement indisponible lorsqu’il était rempli, et n’était plus proposé aux bénévoles. Pas d’aller-retours fastidieux de mails, sms, appels téléphoniques…”
La vision du planning à jour en ligne permet de repérer les créneaux inoccupés, de relancer les bénévoles, qui peuvent aller directement sur OOVIIZ pour se positionner.
“Ooviiz a permis aux bénévoles de faire évoluer leurs inscriptions dans le temps, en sélectionnant de nouveaux créneaux en fonction de leurs nouvelles disponibilités, sans avoir besoin d’interroger les référents”
Conclusion
D’énormes gains de temps.
“La Plateforme OOVIIZ a permis aux bénévoles de s’inscrire de façon autonome, et aux référents de gérer les plannings avec fluidité.”
L’Opération Paquets Cadeaux 2021 des Restos du Cœur de la Gironde a été un véritable succès.
Terminé les va-et-vient par téléphone pour demander les disponibilités, positionner les bénévoles sur une mission, transmettre les informations…
Grâce à ooviiz, les référents des Restos du Coeur pouvaient visualiser l’ensemble des créneaux bookés sur chaque lieu d’opération et mobilisaient ses équipes en cas de besoin.
“Les Restos du Cœur n’hésiteront pas à utiliser OOVIIZ pour l’Opération Paquets Cadeaux 2022.”